W momencie odbioru kluczy do mieszkania to administrator sprawuje pieczę nad całą nieruchomością. To on posiada pełną dokumentację techniczną osiedla, zajmuje się dorabianiem kluczy do części wspólnych, pilotów do bram i szlabanów, utrzymaniem czystości na nieruchomości oraz zapewnieniem jej sprawnego funkcjonowania. Również administrator prowadzi wszelkie rozliczenia związane z eksploatacją mieszkania i kosztami utrzymania części wspólnych.